In Gesprächen über die Qualität des firmeneigenen Projektmanagements mit Projektleitern und Geschäftsführern, höre ich immer wieder Sätze wie: „Wir haben Projektmanagement Werkzeuge, die funktionieren – wir müssen nichts verbessern“ oder „Wir brauchen keine Optimierung unserer Terminplanung und Steuerung – das hat bisher gut geklappt“. Im Verlauf des Gespräches verändert sich diese Einschätzung. Nicht selten verwandelt sich das gute Bauchgefühl in ein Unwohlsein. Aber warum?

Wann ist Baustellen-Projektmanagement effizient?

Um das zu verdeutlichen müssen wir die Frage beantworten, woran sich die Qualität des Projektmanagements messen lässt. Qualität kann man als Grad an Stabilität verstehen, mit dem das Projektmanagement dafür sorgt, dass Geplantes umgesetzt wird. Der einfachste Weg ist also, die Qualität an den Ergebnissen zu messen und dies mit dem beabsichtigten Ziel zu vergleichen.
In Bezug auf die Terminplanung und Steuerung auf Baustellen ist dies ein Vergleich von geplanten zu erledigten Aufgaben pro Woche. Noch genauer, die Antwort auf die Frage: „Wurden die Aufgaben so erledigt, wie geplant?“
In der Praxis würde man messen, ob Aufgaben so erledigt wurden, wie sie zugesagt wurden. Daraus lässt sich eine Kennzahl bilden. Nennen wir diese „Prozentzahl eingehaltener Zusagen“, kurz PEZ.
Diese Prozentzahl gibt an, wie gut der Wochenplan eingehalten werden konnte und berechnet sich aus Aufgaben, die in der Woche so erledigt wurden wie geplant, geteilt durch alle geplanten Aufgaben der Woche. Die Zahl liegt zwischen 0 und 100%.
Tatsächlich wurden solche Studien zur Qualität des Baustellen-Projektmanagements, überall auf der Welt seit 1988 durchgeführt. Und das Überraschende: In allen Studien erhält man für den PEZ einen ähnlichen Wert.
Wir wissen heute, dass mit der herkömmlichen Methoden der Arbeitsvorbereitung, Planung und Steuerung unserer Bauprojekte Schwankungen in der Terminplanung und Steuerung von bis zu 40-50% unterliegen. Das bedeutet, dass nur 50-60% der geplanten Aufgaben so erledigt werden können, wie geplant.
Bauleiter und Poliere sind dann häufig mehrere Stunden täglich damit beschäftigt Hindernisse zu beseitigen und Ersatzarbeiten zu organisieren.

Besteht Handlungsbedarf?

Nein.
Nicht für Sie.
Sie haben ein gutes Bauchgefühl.
Aber haben Sie auch verlässliche Kennzahlen?

Die durchgeführten Untersuchungen auf den Baustellen haben ergeben, dass eine Verbesserung der Zuverlässigkeit von Zusagen von 50% auf 80% die Bauzeit um 20% verkürzen kann. Also vielleicht doch ein Grund genauer hinzuschauen?
Natürlich können Sie eine solche Studie, wie oben beschrieben auch selbst durchführen. Sprechen Sie uns an, um die Erhebungsvorlagen zugeschickt zu bekommen. Aber der Aufwand, einer Studie muss zunächst gar nicht unbedingt sein.
Um die Qualität Ihres Projektmanagements einschätzen zu können, genügt es folgende 5 Anzeichen zu prüfen. Erkennen Sie eines oder mehrere der Anzeichen für ineffizientes Baustellen-Projektmanagement auf Ihren Baustellen wieder?

  1. Arbeiten werden in unplanmäßiger Reihenfolge ausgeführt.
    Arbeiten, die früher geplant waren werden später erledigt und umgekehrt. Dafür werden andere Arbeiten vorgezogen zw. verschoben.
  2. Nachunternehmer fühlen sich für den Terminplan nicht verantwortlich.
    Der Terminplan wird vom Bauleiter erstellt und gepflegt. Für die Einhaltung der Termine sorgt er. Die Prüfung der Machbarkeit, oder Hindernisfreiheit bleibt auch an ihm hängen. Viele Gewerke beschränken sich auf die Anmeldung von Behinderungen.
  3. Ausführende haben keine Ahnung welche Arbeiten übermorgen oder nächste Woche zu tun sind.
    Die Gewerke informieren sich erstmal beim Bauleiter was diese Woche oder am jeweiligen Tag zu tun ist. Selten sprechen Gewerke über Zusammenhänge und Abhängigkeiten der Arbeiten in den kommenden Wochen oder Tagen. Da der Bauleiter den Terminplan und die Abhängigkeiten kennt, weißer er (als Einziger) über alle Zusammenhänge Bescheid.
  4. Das Projekt wird durch Feuerwehraktionen bestimmt.
    Der Bauleiter sorgt permanent dafür, dass die Arbeiten nicht ins Stocken kommen. Seine schnellen Entscheidungen und seine permanente Ansprechbarkeit sind der Schlüssel, damit alle Arbeiter beschäftigt bleiben.
  5. Arbeiten werden nach dem Terminplan abgerufen.
    Klingt erstmal gut, oder? Das Problem ist die fehlende Prüfung der 7 Vorbedingungen für hindernisfreies Arbeiten, bevor die Arbeiten beginnen (mehr dazu im nächsten Newsletter). Oftmals werden Arbeiten begonnen, weil dies so geplant war, ohne dass sichergestellt ist, dass diese Arbeiten auch in einem Durchlauf ohne Unterbrechungen beendet werden können.

Jedes der 5 Anzeichen stellt für sich genommen ein Risiko für die Qualität Ihres Baustellen-Projektmanagements dar. Ein Potenzial für eine Verbesserung Ihrer Zuverlässigkeit und u. U. zur Beschleunigung Ihrer Bauabläufe.

Was können Sie nun?
Wenn auch nur eines der Anzeichen für Ihre Projekte zutrifft, könnte sich die Beschäftigung mit Lean Management im Bauwesen lohnen, denn es hilft Ihnen:

  • Störungen im Projekt zur Ausnahme zu machen
  • sich Zeit für Verbesserungen nehmen zu können
  • eine respektvolle und ambitionierte Stimmung zu etablieren
  • aus einer Gruppe von Experten ein Team zu formen
  • der Zukunft entspannt entgegen zu blicken
  • Projekte zu stabilisieren und zu beschleunigen

Sie haben noch nichts von Lean Management im Bauwesen gehört?
Die gute Nachricht lautet: Lean Construction und Lean Design kann man lernen, zum Beispiel in unseren zweitägigen Schulungen.

„Lean – sowas ähnliches machen wir doch schon“ – In der Tat nutzen manche Bauleiter und Poliere bereits einige Methoden. Das volle Potenzial z.B. des Last Planner® Systems erschließt sich jedoch erst bei einer umfassenden Anwendung durch ein Team über mehrere Projekte.
Wie groß dieser Effekt ist zeigt eine Studie von McGraw Hill aus 2013 in Nordamerika. Diese Studie stellte 2 Fragen an Vertreter der Bauindustrie vom Bauherrn über den Planer bis zum Bauunternehmer und Lieferanten.

  1. „Für wie Effizient halten Sie die Prozesse im Bauwesen?“
  2. „Wenden Sie Lean Construction oder Lean Design an?“

Durch die Lean Philosophie ergibt sich bei Lean-Anwendern eine neue Sichtweise auf Verschwendung und Wert in den Prozessen im Bauwesen. Auf den ersten Blick könnte man denken, dass Lean-Anwender pessimistischer wären. Dem ist aber nicht so. Lean-Anwender sind andere Beobachter. Im Ergebnis sind die Antworten auf die gleiche Frage fundamental verschieden. Allein die Beschäftigung mit dem Thema Lean Management bringt solche Effekte.

Nach: McGraw Hill Construction, Smart Market Report 2013, S.8  http://www.leanconstruction.org/media/docs/Lean_Construction_SMR_2013.pdf